VIDEO Protecția datelor în școli și instituții de educație: ce obligații au unitățile de învățământ pentru siguranța elevilor și respectarea GDPR?
Școlile, grădinițele, liceele, universitățile și centrele educaționale prelucrează zilnic un volum important de date personale. Multe dintre acestea aparțin copiilor, categorie care beneficiază de o protecție specială deoarece minorii pot înțelege mai greu riscurile și consecințele utilizării datelor lor.
Dosarele elevilor, cataloagele electronice, informațiile medicale, fotografiile, filmările, platformele educaționale și grupurile de comunicare trebuie administrate după reguli clare. Protecția datelor nu trebuie să împiedice educația, ci să asigure că activitatea se desfășoară fără expunerea nejustificată a elevilor, părinților și personalului.
Ce date prelucrează o instituție de educație
În funcție de activitate, pot fi colectate:
• numele, prenumele și data nașterii;codul numeric personal; adresa și datele de contact; informații despre părinți sau reprezentanți legali;situația școlară, notele și absențele;
• evaluările și observațiile profesorilor;date privind comportamentul și măsurile disciplinare;
• informații medicale și dizabilități; situația socială și familială;date privind cerințele educaționale speciale; fotografii și înregistrări audio-video;date biometrice, în anumite sisteme; informații din platformele educaționale; adrese IP și date de conectare; rezultate la examene și concursuri; datele angajaților și candidaților; imagini provenite din sistemele de supraveghere.
.Această protecție este deosebit de importantă în cazul: publicității și profilării; serviciilor online; publicării fotografiilor;monitorizării comportamentului;utilizării inteligenței artificiale;prelucrării datelor medicale;supravegherii audio-video; transmiterii informațiilor către terți.
Instituția trebuie să analizeze impactul nu numai asupra părinților, ci și asupra copilului ca persoană vizată distinctă.
Consimțământul părinților nu este necesar pentru toate activitățile. Școala nu are nevoie, în mod obișnuit, de consimțământ pentru prelucrarea datelor necesare pentru:
• înscrierii elevului; organizării procesului educațional; ținerii catalogului; evaluării școlare;
• evidenței absențelor; îndeplinirii obligațiilor legale;acordării burselor;organizării examenelor; raportărilor obligatorii către autorități;protejării sănătății și siguranței, în condițiile legii.
Reguli în context GDPR pe care trebuie să le respecte o unitate de învătământ:
. – Informarea privind modul de prelucrarea a datelor personale trebuie adresată și copiilor
(Elevii și părinții trebuie să afle:cine utilizează datele; ce informații sunt colectate;de ce sunt necesare;cui sunt transmise;cât timp sunt păstrate;cum sunt protejate;dacă sunt folosite platforme externe; ce drepturi au;cum pot depune o solicitare;cum poate fi contactat DPO).
– Fotografiile elevilor nu pot fi publicate automat
(Fotografiile și înregistrările în care elevii pot fi identificați sunt date cu caracter personal. Publicarea lor pe site, pe rețele sociale sau în materiale promoționale trebuie analizată separat de realizarea fotografiilor pentru scopuri interne.)Un consimțământ generic, solicitat la începutul anului pentru „orice fotografii și filmări”, este problematic. Opțiunile trebuie să fie suficient de clare și distincte. Chiar dacă părintele și-a exprimat acordul, instituția trebuie să respecte demnitatea și interesul superior al copilului.)
– Serbările și evenimentele școlare
(La evenimentele școlare trebuie diferențiate:fotografierea de către instituție;publicarea pe canalele oficiale; fotografierea de către părinți pentru uz personal;transmiterea evenimentului în direct;realizarea materialelor promoționale;prezența presei sau a fotografilor profesioniști.Părinții trebuie informați dinainte despre modul în care va fi documentat evenimentul).
– Cataloagele electronice și platformele educaționale
(Înainte de utilizarea unei platforme, instituția trebuie să verifice: cine furnizează serviciul;ce date sunt colectate; unde sunt găzduite; cine poate avea acces; dacă sunt utilizate în scopuri comerciale;dacă sunt afișate reclame; ce subcontractanți sunt implicați; dacă există transferuri internaționale; cât timp sunt păstrate datele; cum sunt șterse conturile;ce măsuri de securitate sunt aplicate; dacă există un contract conform articolului 28 GDPR.)Un profesor nu ar trebui să introducă datele elevilor într-o aplicație nouă doar pentru că aceasta este gratuită sau ușor de utilizat. Platforma trebuie evaluată și aprobată potrivit procedurilor instituției.)
– Instrumentele de inteligență artificială
(Utilizarea aplicațiilor bazate pe inteligență artificială poate presupune transmiterea către un furnizor extern a textelor, imaginilor, vocilor sau rezultatelor elevilor.Cadrele didactice și personalul nu ar trebui să introducă în astfel de sisteme:numele elevilor; lucrări care permit identificarea; informații medicale; evaluări psihologice;situații disciplinare; fotografii;conversații private;informații despre familia copilului; alte date confidențiale,fără o evaluare și o autorizare instituțională adecvate.)
– Comunicarea prin grupuri de mesagerie
(Grupurile formate pe aplicații de mesagerie pot duce la dezvăluirea numerelor de telefon, fotografiilor de profil și mesajelor către toți participanții. Instituția trebuie să stabilească mai multe aspecte,iar notele, situațiile medicale, problemele disciplinare sau dificultățile familiale nu trebuie discutate în grupuri colective. Aceste comunicări trebuie realizate individual, prin canale adecvate).
– Notele și rezultatele școlare sunt date personale
(Notele, absențele, rezultatele examenelor și observațiile profesorilor nu trebuie afișate sau comunicate în mod necontrolat. Atunci când legislația impune publicarea unor rezultate, trebuie folosite modalitățile de identificare și termenele de afișare prevăzute de normele aplicabile).
– Datele medicale și situațiile vulnerabile
(Informațiile despre sănătate, dizabilități, cerințe educaționale speciale sau situația socială trebuie accesate numai de persoanele care au nevoie de ele pentru îndeplinirea atribuțiilor. Nu este justificat ca toate cadrele didactice sau toți părinții să cunoască întregul dosar medical al copilului.)
– Supravegherea audio-video în școli
(Instalarea camerelor nu poate fi justificată numai prin afirmația generală că acestea sporesc siguranța. Înaintea utilizării trebuie analizate mai multe aspecte și nu trebuie supravegheate spații în care persoanele au așteptări ridicate de intimitate, precum grupurile sanitare sau vestiarele).
Alte aspecte de care trebuie să mai țină cont:
- Publicarea datelor pe site și rețele sociale
- Dosarele pe suport hârtie trebuie protejate
- Securitatea conturilor și dispozitivelor
- Gestionarea incidentelor
- Desemneze un responsabil cu protecția datelor
- Drepturile elevilor, părinților și angajaților
- Existenta Documentelor esențiale impuse de GDPR
- Concluzie
Protecția datelor în educație nu este o simplă obligație administrativă. Ea face parte din obligația instituției de a asigura un mediu sigur și respectuos pentru copii. O școală responsabilă cunoaște datele pe care le utilizează, limitează accesul, verifică platformele, protejează imaginile elevilor și intervine rapid când apare un incident.
Cel mai important principiu este simplu: informațiile despre un copil trebuie utilizate numai atunci când sunt necesare, numai de persoanele autorizate și numai pentru perioada justificată.
Pentru mai multe detalii si consultantă specializată, inclusiv elaborarea întregii documentații necesare și obligatorii în context GDPR, Compania GDPR EXPERT CONSULTING din Rm. Vâlcea, vă stă la dispozitie la nr. de tel 07544183602, sau la adresa de email: gdprexpertconsulting @gmail.com