VIDEO Cine trebuie să respecte GDPR? Instituțiile publice și firmele care prelucrează date personale au obligații legale

De la primării, școli și cabinete medicale până la magazine, asociații de proprietari și firme de contabilitate, protecția datelor personale este o responsabilitate care privește numeroase organizații. Respectarea GDPR presupune proceduri clare, măsuri de securitate și documentație adaptată activității desfășurate.

Protecția datelor cu caracter personal nu este o obligație rezervată marilor companii sau instituțiilor cu activitate complexă. Orice instituție publică sau companie privată care prelucrează date personale trebuie să respecte Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), în condițiile și limitele prevăzute de legislația aplicabilă.

Numele și datele de contact ale angajaților, documentele de personal, informațiile despre clienți, datele partenerilor de afaceri sau ale furnizorilor de servicii sunt doar câteva exemple de informații care pot intra sub incidența regulamentului european.

Prelucrarea datelor nu înseamnă doar colectarea acestora. Ea include și stocarea, consultarea, utilizarea, transmiterea sau ștergerea informațiilor personale, inclusiv prin sisteme informatice și documente organizate în format fizic.

Ce instituții și firme trebuie să respecte GDPR?

Lista organizațiilor care gestionează date cu caracter personal este mult mai amplă decât ar putea părea la prima vedere.

În sectorul public, obligațiile privind protecția datelor vizează, printre altele, primăriile, consiliile județene, instituțiile deconcentrate, unitățile de învățământ, spitalele, instituțiile sociale și alte autorități sau entități publice care prelucrează informații despre persoane.

În mediul privat, regulile se aplică societăților comerciale, indiferent de dimensiune, atunci când activitatea lor presupune prelucrarea datelor personale. Printre acestea se numără magazinele fizice și online, firmele de contabilitate, cabinetele medicale, agențiile imobiliare, companiile IT, firmele de resurse umane, societățile de asigurări și leasing, notarii publici, birourile executorilor judecătorești, casele de amanet și asociațiile de proprietari.

De exemplu, o firmă care are angajați gestionează date necesare raporturilor de muncă și salarizării. Un magazin online colectează informații pentru procesarea comenzilor și livrarea produselor. O asociație de proprietari poate administra datele proprietarilor și ale locatarilor, iar o instituție publică gestionează informații despre cetățenii care solicită servicii.

În toate aceste situații, organizațiile trebuie să analizeze ce date prelucrează, în ce scop, în baza cărui temei legal, cine are acces la ele și cum sunt protejate.

De ce este necesară documentația GDPR?

Respectarea regulamentului nu se rezumă la păstrarea unor formulare sau la afișarea unei politici de confidențialitate pe site. Organizațiile trebuie să poată demonstra că au identificat obligațiile aplicabile și că au implementat măsuri corespunzătoare pentru protejarea datelor.

În funcție de activitate, documentația poate include evidența activităților de prelucrare, note de informare pentru persoanele vizate, politici și proceduri interne, reguli privind accesul la date, termene de păstrare și ștergere, măsuri de securitate și contracte cu furnizorii care prelucrează date în numele organizației.

De asemenea, trebuie stabilite proceduri pentru gestionarea solicitărilor persoanelor vizate și pentru intervenția în cazul unor incidente de securitate. Evaluările de impact asupra protecției datelor sunt necesare atunci când sunt îndeplinite condițiile prevăzute de GDPR.

Documentația nu este identică pentru toate organizațiile. Ea trebuie adaptată tipurilor de date prelucrate, scopurilor, volumului de activitate și riscurilor existente.

Nici numirea unui responsabil cu protecția datelor (DPO) nu este obligatorie pentru orice firmă. Această cerință se aplică situațiilor prevăzute de regulament, inclusiv autorităților și organismelor publice, cu excepțiile legale, precum și anumitor operatori și persoane împuternicite care desfășoară activități de prelucrare ce îndeplinesc criteriile stabilite de GDPR.

Ce riscă organizațiile care ignoră obligațiile?

Lipsa măsurilor adecvate poate conduce la incidente de securitate, acces neautorizat la informații, reclamații din partea persoanelor vizate și consecințe asupra reputației organizației.

În funcție de natura și gravitatea încălcării, GDPR prevede și sancțiuni financiare care pot ajunge la 20 de milioane de euro sau, în cazul unei întreprinderi, la 4% din cifra de afaceri anuală mondială totală, luându-se în considerare valoarea mai mare dintre cele două praguri.

Respectarea regulilor presupune, așadar, atât existența documentației aplicabile, cât și implementarea efectivă a măsurilor de protecție. Un set de documente care nu reflectă activitatea reală a organizației nu este suficient pentru a demonstra conformitatea.

GDPR Expert Consulting oferă consultanță pentru instituții și companii

Pentru organizațiile care doresc să își evalueze nivelul de conformitate și să își organizeze corespunzător activitățile de prelucrare a datelor, **GDPR Expert Consulting – Consultanță & Securitate** oferă servicii specializate coordonate de **Ioan Jarcalete, jurist, expert GDPR și DPO**.

Serviciile includ audit și analiză de conformitate, implementarea GDPR, elaborarea și actualizarea documentației, servicii externalizate de responsabil cu protecția datelor, instruirea angajaților, asistență în gestionarea breșelor de securitate și consultanță pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate.

Compania se adresează atât instituțiilor publice și unităților de învățământ, cât și firmelor private, asociațiilor de proprietari, cabinetelor medicale și altor organizații care gestionează date personale.

Scopul este clar: identificarea obligațiilor aplicabile, reducerea riscurilor și construirea unui cadru de lucru bazat pe responsabilitate, confidențialitate și securitate.

Date de contact:
– Adresă: Calea lui Traian nr. 116, bloc Anton Pann, parter, Râmnicu Vâlcea
– Telefon: 0744 183 602
– E-mail: gdprexpertconsulting@gmail.com
– Website: www.gdprexpertconsulting.ro