GDPR în cabinetele medicale: cum trebuie protejate datele pacienților

Într-un cabinet medical, protecția datelor este deosebit de importantă deoarece datele privind sănătatea sunt date din categorii speciale, cărora GDPR le acordă o protecție sporită. Acestea includ, de exemplu, diagnostice, tratamente, istoricul medical, rezultate ale analizelor și informații despre starea fizică sau mentală.

1. Cabinetul trebuie să știe exact ce date prelucrează.(De regulă, un cabinet gestionează:nume și prenume; CNP/alte date de identificare; telefon și e-mail; adresă; date despre asigurare; diagnostic; rezultate analize; investigații imagistice; tratamente;antecedente medicale; rețete; documente medicale; fotografii medicale; date privind programările;date de facturare).

2. Accesul la dosarele pacienților trebuie limitat.(Fiecare angajat trebuie să aibă acces numai la datele de care are nevoie pentru atribuțiile sale. De exemplu, recepționerul poate avea nevoie de date pentru programări, dar nu ar trebui să aibă automat acces la întregul dosar medical al pacientului.)

3. Dosarele pe hârtie trebuie protejate.(GDPR se aplică atât datelor electronice, cât și celor pe hârtie,dosare lăsate pe recepție;fișe medicale vizibile altor pacienți;documente abandonate lângă imprimantă;rezultate medicale lăsate în sala de așteptare;dulapuri cu acces liber).

4. Atenție la recepție.(Un risc foarte concret apare atunci când pacientul trebuie să își spună problema medicală cu voce tare în fața altor persoane. Dacă sala de așteptare este plină, informația poate fi auzită de alte persoane. Cabinetul trebuie să organizeze fluxul astfel încât să limiteze divulgarea inutilă a informațiilor medicale).

5. Rezultatele analizelor nu trebuie trimise oricum. (Trimiterea rezultatelor prin e-mail sau alte aplicații trebuie analizată din perspectiva:identității destinatarului; securității transmiterii; autentificării; confidențialității; riscului de transmitere către persoana greșită).

6. Telefonul și WhatsApp-ul.(Este foarte important să existe reguli interne privind comunicarea cu pacienții prin:WhatsApp; SMS; e-mail; Messenger; telefon; platforme de programări).

7. Furnizorii externi. (Cabinetul poate utiliza:software medical; platforme de programări; servicii cloud; firme IT; servicii de contabilitate; servicii de arhivare; platforme de telemedicină; servicii de e-mail;servicii de hosting. Dacă furnizorul acționează ca împuternicit, trebuie analizate cerințele art. 28 GDPR).

8. Camerele video. (Dacă există în cabinet, trebuie analizate:scopul;temeiul juridic;zonele filmate;informarea pacienților;perioada de păstrare;persoanele care au acces;securitatea imaginilor.)

9. Drepturile pacientului.(Cabinetul trebuie să poată gestiona cererile pacienților privind datele lor personale. Normele românești prevăd și reguli specifice privind accesul pacienților la datele medicale personale; de exemplu, Normele aprobate prin Ordinul nr. 1410/2016 prevăd accesul neîngrădit al pacienților la datele medicale personale și reguli privind solicitarea și eliberarea copiilor documentelor medicale. Prin urmare, cabinetul trebuie să aibă o procedură clară pentru solicitările pacienților).

10. Cabinetul trebuie să aibă procedură pentru breșe.( Cabinetul trebuie să aibă procedură de gestionare a incidentelor și registru al încălcărilor de securitate)

Documentația GDPR obligatorie pentru un cabinet medical

1. Registrul activităților de prelucrare
2. Politica de protecție a datelor
3. Informarea pacienților
4. Procedura privind drepturile persoanelor vizate
5. Procedura privind incidentele și breșele
6. Registrul incidentelor
7. Analiza riscurilor
8. Politica de control al accesului
9. Procedura de arhivare și ștergere
10. Reguli privind transmiterea documentelor medicale
11. Reguli pentru e-mail și comunicații electronice
12. Contracte GDPR cu împuterniciții
13. Procedura privind furnizorii
14. Politica privind utilizarea echipamentelor IT
15. Procedura CCTV, dacă există camere
16. Procedura de instruire a personalului
17. Dovezi ale instruirii
18. Analiza necesității DPIA, dacă prelucrarea prezintă un risc ridicat
19. Politica privind utilizarea AI, dacă sunt folosite instrumente AI
20. Plan de măsuri corective și monitorizare

Un aspect foarte important pentru 2026

Cabinetele medicale trebuie să fie atente și la digitalizarea serviciilor medicale. Regulamentul privind Spațiul european al datelor privind sănătatea (EHDS) a intrat în vigoare la 26 martie 2025 și va avea o aplicare etapizată, inclusiv pentru schimbul electronic de date medicale.

Așadar, pentru un cabinet medical, GDPR înseamnă protecția datelor pe întregul traseu:
PACIENT → RECEPȚIE → MEDIC → DOSAR MEDICAL → SISTEM INFORMATIC → LABORATOR → FURNIZORI → CLOUD → E-MAIL → ARHIVĂ → ȘTERGERE.

Pentru consultanță specializată, întocmirea formularelor necesare și sprijin în relația cu autoritatea de control, Compania GDPR EXPERT CONSULTING, vă stă la dispoziție, prin experiența practică de peste 15 ani în acest domeniu, a administratorului companiei, dl. Ioan Jarcalete, expert GDPR, context în care vă îndrumăm să consultați site-ul companiei la adresa www.gdprexpertconsulting.ro, sau apelati la nr de telefon: 0744.183602.