VIDEO Cum se aplică GDPR în proiectele europene. Ce obligații au beneficiarii și cum îi poate ajuta un specialist DPO

GDPR se aplică proiectelor europene ori de câte ori, în cadrul pregătirii, implementării sau verificării lor, sunt prelucrate date despre persoane fizice identificabile: participanți, angajați, experți, reprezentanți ai furnizorilor sau beneficiari ai serviciilor.
Finanțarea europeană nu înlătură obligațiile GDPR. Beneficiarul trebuie să respecte atât cerințele programului și ale contractului de finanțare, cât și regulile de protecție a datelor.

1. Ce date pot apărea într-un proiect european?

– date despre persoanele vizate;persoanele din grupul țintă;membrii echipei de proiect; reprezentanții furnizorilor; copii și familii; participanți la evenimente.

2. Ce trebuie făcut înainte de începerea proiectului?

• Inventarierea prelucrărilor
• Echipa de proiect, împreună cu responsabilul cu protecția datelor, ar trebui să stabilească: (cine sunt persoanele vizate;ce date și documente se colectează;de ce este necesar fiecare document;în ce scop și în ce temei se utilizează datele; cine are acces la ele și cui sunt transmise;unde sunt stocate și pentru cât timp;ce riscuri există și ce măsuri le reduc).
• Verificarea formularelor și a documentelor cerute
• Evaluarea riscurilor și, dacă este necesar, realizarea unor analize de impact
• Cum sunt informați participanții.
• Ce măsuri de securitate sunt necesare.
• Fotografiile și publicitatea proiectului.
• Cât timp se păstrează documentele.
• Drepturile participanților

( Persoanele pot solicita acces, rectificare, ștergere sau restricționare și pot exercita alte drepturi aplicabile situației. Operatorul trebuie să răspundă, de regulă, în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii în condițiile GDPR).

3. Cum vă poate ajuta persoana responsabilă din punct de vedere GDPR (DPO)

Într-un proiect european, DPO-ul poate întocmi rapoarte, avize, recomandări și documente de monitorizare GDPR, precum și modele de documente pentru echipa de proiect, în funcție de activitățile proiectului și de datele prelucrate, astfel:

Chestionar de evaluare inițială GDPR (cine sunt participanții și celelalte persoane vizate;ce formulare și documente se colectează;dacă se prelucrează date despre copii, sănătate sau dizabilitate;cine are acces la dosare;către cine sunt transmise datele;ce aplicații și furnizori sunt utilizați;care sunt cerințele finanțatorului privind raportarea și păstrarea documentelor).
Raport de evaluare inițială sau audit GDPR (obiectul și perioada evaluării;documentele și activitățile verificate;constatările pentru fiecare domeniu;riscurile pentru persoanele vizate;neconformitățile sau aspectele care necesită clarificare;recomandările, prioritățile și termenele propuse)Plan de măsuri pentru conformare .

Avize și opinii GDPR . (DPO-ul poate emite opinii scrise înaintea unor decizii care implică date personale, de exemplu:colectarea copiilor cărților de identitate;transmiterea listelor cu participanți către parteneri;folosirea unei platforme de înscriere;publicarea fotografiilor de la evenimente;utilizarea unor aplicații cloud;introducerea unor formulare care conțin date despre sănătate)

Rapoarte periodice de monitorizare GDPR.
Pe durata proiectului, DPO-ul poate întocmi rapoarte periodice sau la finalul unor etape importante. Acestea pot arăta:
• măsurile implementate;
• măsurile rămase restante;
• verificările efectuate;
• incidentele și cererile persoanelor vizate, prezentate în mod adecvat;
• instruirile realizate;
• recomandările pentru perioada următoare.

Materiale și dovezi de instruire.
DPO-ul poate pregăti:
• suportul de curs sau prezentarea GDPR;
• tematica instruirii;
• exemple de incidente relevante pentru proiect;
• testul de verificare a cunoștințelor;
• procesul-verbal și lista de participare;
• recomandări pentru personalul care lucrează cu dosarele beneficiarilor.

Pentru mai multe detalii si consultantă specializată, inclusiv elaborarea întregii documentații necesare și obligatorii în context GDPR, Compania GDPR EXPERT CONSULTING din Rm. Vâlcea, vă stă la dispozitie la nr. de tel 0744.183602, sau la adresa de email: gdprexpertconsulting @gmail.com.